Se você administra um negócio, provavelmente tem uma grande preocupação em relação às finanças da empresa. E não importa se você utiliza uma planilha financeira empresarial, ou opte por softwares de gestão, manter o caixa em dia é essencial para evitar problemas futuros.
Agora, se você tem dificuldade em fazer esse controle financeiro devido à correria do dia a dia, ou por achar essa atividade muito complicada, esse conteúdo vai te dar 7 passos para descomplicar o controle financeiro e conseguir acompanhar tudo bem de perto sem grandes esforços.
Por que o controle financeiro é importante?
Antes de mais nada, é necessário ter claro que o conceito de controle financeiro é o gerenciamento das atividades e avaliação da condição financeira da companhia. Essa análise fica mais simples e efetiva quando alimentada por relatórios financeiros com dados patrimoniais e da situação do fluxo de caixa.
Ter este controle permite que a pessoa responsável pelo negócio saiba como, onde, quando e quanto entrou e saiu dinheiro. Dessa forma, é possível prever despesas, receitas e entender entradas, saídas e dividendos.
O principal impacto de não executar essa tarefa de forma correta é o endividamento, que pode levar a empresa até mesmo à falência. Já se o controle for feito com a frequência necessária, evita-se basicamente a maioria dos problemas de natureza financeira.
Afinal, com o controle financeiro correto é possível analisar a atual saúde financeira da empresa, além de previsões sobre o futuro, seja para investir mais no negócio, ou provisionar a expansão.
Em resumo, quando se tem uma boa gestão financeira empresarial, consegue-se algumas vantagens na administração, como será apresentado a seguir.
Melhoria no controle de fluxo de caixa
O primeiro benefício é o controle do fluxo de caixa, já que quando o setor financeiro é bem administrado, é possível agendar pagamentos e recebimentos para gerir bem o fluxo de caixa.
Quanto a este item, vale considerar que auxilia a identificar eventuais sobras ou faltas de caixa antes mesmo que aconteçam, proporcionando rápidas soluções ou estratégias de investimento.
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Dados estratégicos na sua mão
Quando se tem informações importantes sobre os detalhes da empresa, fica muito mais fácil ter bons resultados a partir das ações. Afinal, pensar estrategicamente apoiado por dados costuma gerar mais resultados do que agir baseado no achismo.
Menos tempo gasto com gestão
Seja com uma planilha financeira empresarial ou um software, o tempo gasto nessa gestão de contas costuma ser menos que atuar sem uma boa base.
Isso porque sem um ambiente onde os dados são compilados, deixando as informações soltas, fica complicado ter uma visão macro do negócio.
7 passos para descomplicar o controle financeiro
Agora, se você tem achado complicado lidar com o controle financeiro da sua empresa, veja esses 7 passos para tornar esse processo mais simplificado.
Analise os gastos
Primeiramente, saiba que o controle financeiro é muito mais eficaz quando analisado em períodos curtos. De nada adianta alimentar sua planilha financeira empresarial, por exemplo, e analisá-la a cada seis meses.
É importante mensurar os dados e analisá-los para tomar decisões. Sendo assim, quando você passa muito tempo sem olhá-los, a chance de perder oportunidades ou tomar decisões erradas é grande.
Sendo assim, considere analisar as despesas e receitas do negócio pelo menos uma vez na semana, assim você se prepara para o mês seguinte e tem mais noção do quanto precisa vender para cobrir os gastos e ter lucro.
Crie metas
Ter claro seus objetivos faz com que o controle financeiro fique mais fácil de entender. Sendo assim, defina suas metas e trabalhe focadas nelas, que precisam ser:
- curtas e claras, como reduzir a conta de luz em R$ 30 no mês que vem, por exemplo;
- capazes de serem medidas, como vender pelo menos R$500 de um produto específico;
- possíveis de alcançar;
- importantes e que façam diferença;
- analisadas de tempo em tempo.
Separe os custos
Para ficar mais simples o processo de análise e que suas decisões sejam mais assertivas, você pode separar seus os gastos categorias, como:
- Despesas fixas: aquelas que acontecem todos os meses com o mesmo valor, como aluguel, condomínio, salários, serviço de limpeza;
- Despesas fixas com valor variável, como água, luz, internet, matéria prima, comissões aos funcionários;
- Despesas incertas, como conserto de aparelho, manutenção do veículo de entregas, compra de computador para trabalho;
Faça essa separação para ter noção sobre quanto é preciso receber para cobrir cada uma das despesas, principalmente aquelas despesas fixas, que não tem como ser evitadas.
Categorize as receitas
O mesmo pode ser feito com as receitas. Você pode categorizá-las para entender o que está gerando mais receitas e ajudando a cobrir os gastos, além de otimizar o lucro.
Se você identifica um produto que tem sido destaque nas vendas, é possível investir mais dinheiro na divulgação dele, por exemplo.
Faça negociações
Manter uma boa relação com seus fornecedores é importante para conseguir boas negociações. Sendo assim, escute sempre as propostas e converse com todos eles para melhorar os acordos. Negociar ajuda a melhorar seus preços para se tornar ainda mais competitivo no mercado.
Use planilha financeira empresarial
Uma planilha financeira empresarial pode ser seu braço direito na empresa. Suas principais atividades nela deve ser:
- Cadastrar as receitas e despesas da empresa;
- Cadastrar as datas, os valores e as categorias de tudo que entra e sai;
- Ter uma visão das categorias que mais geraram despesas no mês;
- Ter uma visão das principais fontes de receita;
- Ter o saldo atual, após os lançamentos.
Separe a pessoa jurídica e a pessoa física
Por fim, a última dica é separar as despesas da empresa com suas despesas pessoais. Normalmente, pequenos empreendedores costumam misturar as finanças, deixando tudo ainda mais confuso no final do período.
Por isso, a ideia aqui é ter tudo separado, de forma que uma não tenha impacto na outra. Para ajudar nisso, considere contratar uma conta PJ digital, de preferência que não tenha altos custos. A Cora pode ser uma boa opção aqui, já que não cobra mensalidade da conta, nem mesmo a anuidade do cartão de crédito.